اولویت بندی کارها: تکنیک ماتریس آیزنهاور

یکی از مهارت های اساسی در مدیریت زمان، توانایی اولویت بندی کارها می باشد. ماتریس آیزنهاور یکی از ابزارهایی است که به شما کمک می کند تا فعالیت هایی را که باید روی آنها تمرکز کنید یا کارهایی را که باید آن ها را نادیده بگیرید، را شناسایی کنید و آن ها را به درستی اولویت بندی کنید. پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌ خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنید:

• این کار چقدر اهمیت دارد؟

• این کار چقدر فوری است؟

برای این کار، لازم است تفاوت بین مهم و فوری را تشخیص دهید:

• کار مهم، کاری است که به اهداف و آرزوهای ما مربوط است.

• کار فوری، کاری است که اگر انجام ندهیم برای ما عواقبی به دنبال دارد.

چگونه از این تکنیک استفاده کنید؟

در این تکنیک، لیستی از همه کارهای خود را تهیه کنید، حتی کارهایی که به نظرتان مهم نمی رسند.

به لیست کارهایتان فکر کنید و آن ها را بر اساس اهمیت و فوریت در یکی از چهار گروه زیر قرار دهید:

كارهایی كه مهم و وفوری هستند: کارهایی که هم نیاز به اقدام فوری دارند و هم نتایج آنها حائز اهمیت است. مانند آخرین مهلت تحویل کار. این کارها را در اسرع وقت انجام دهید.

کارهای مهم و غیر فوری: به هدف های زندگی مربوط می شوند ولی مجبور به انجام فوری آنها نیستیم مثل فراگرفتن یک مهارت جدید، برنامه ریزی برای آینده، مطالعه، فعالیت فیزیکی و … باید سعی کنید بهترین زمان خود را به انجام این کارها اختصاص دهید. زیرا کارهای متعلق به این دسته باعث ایجاد حس رضایت از زندگی و موفقیت می شوند. برای انجام این کارها برنامه ریزی کنید تا در زمان مناسب آن ها را انجام دهید.

کارهای غیر مهم و فوری: كارهایی كه اضطراری و فوری هستند اما مهم نیستند. این كارها هیچ ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی گاهی اوقات مانعی بر سر راه اهداف ما می شوند. می توانید انجام این کار را به دیگران واگذار کنید.

گاهی اوقات این کارها از طرف سایر افراد بر ما تحمیل می شود. به عنوان مثال شخصی از شما بخواهد کاری را برایش انجام دهید. بنابراین باید سعی کنید گاهی اوقات به درخواست های اطرافیان مودبانه «نه» بگویید و یا آنها را ترغیب کنید خودشان مشکل را حل کنند.

كارهایی كه نه مهم هستند و نه فوری: كارهایی هستند كه انجام دادن یا ندادن آنها هیچ سود و زیانی به حال شما و اهداف تان ندارند و بیشتر باعث اتلاف وقت و حواس پرتی می شوند. مانند تماشای بیش از حد تلویزیون. این کارها را انجام ندهید.

منبع

Eisenhower’s Urgent/Important Principle Using Time Effectively, Not Just Efficiently. (n.d.). Retrieved from mindtools website mindtools.com